Das Berliner Traditionsunternehmen Rausch Schokolade wollte seine automatisierte Eingangsrechnungsverwaltung auch unter SAP S/4HANA betreiben. Bei der Realisierung des Projektes arbeitete es mit AFI Solutions zusammen, einem Stuttgarter Lösungsanbieter für die Digitalisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen.
Wenn es um die hohe Kunst der Schokoladenherstellung geht, macht Rausch bei der Qualität keine Kompromisse. Im Unterschied zu anderen Herstellern verwendet das Berliner Traditionsunternehmen ausschließlich reinen Edelkakao. Aber auch in allen anderen Bereichen setzt es diesen hohen Qualitätsanspruch durch: Während viele Unternehmen 2020 noch an der Strategie für den Wechsel auf SAP S/4HANA arbeiten, gehört Rausch hier zu den Early Adoptern, denn seit Mai 2018 ist SAP S/4HANA live im Einsatz.
Digitale Rechnungsprozesse
Und nicht nur das: Der Schokoladenexperte arbeitet bereits seit 2013 mit einer automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung. Auch hier war klar: Die Vorteile digital gesteuerter Rechnungsprozesse müssen mit ins neue SAP-System. Also setzten die Entscheider bei Rausch erneut auf AFI Solutions und die entsprechende Lösung für SAP S/4HANA.
Wie auch andere Unternehmen, die SAP nutzen und vor dem unausweichlichen Wechsel zu SAP S/4HANA stehen, hat Rausch sich vorab viele Gedanken über Aufwand, Kosten und den besten Wechselweg gemacht. Die Entscheidung fiel letztendlich auf die Systemkonvertierung, auch geläufig als Brownfield-Ansatz.
Test auf Sandbox-System
Im Vergleich zum Greenfield-Ansatz, also der Neuaufsetzung eines Systems, wird beim Brownfield-Ansatz eine Migration des bestehenden Systems durchgeführt. Im Projekt bei Rausch hieß das im ersten Schritt, die Migration auf einem virtuellen System durchzuspielen. Hierfür setzte man bei Rausch ein Sandbox-System auf, das eine Kopie des Produktivsystems darstellte. Darauf wurde die Migration durchgespielt sowie grundlegend getestet – inklusive aller SAP Add-Ons. So wird Fehlern und Problemen vorgebeugt, die in der aktiven Systemlandschaft einen Ausfall von Entwicklungs- bzw. Testsystem bedeuten könnten.
Aus Sicht der IT-Experten von Rausch war es wichtig, die gute Qualität der vorhandenen Daten mit ins neue SAP-Umfeld zu nehmen. Und dies ist mit dem Brownfield-Ansatz gewährleistet. Zudem ist die Migration eines etablierten Unternehmensprozesses auf bekanntem Terrain ein Ankerpunkt, der Endanwendern den komplexen Umstieg von SAP R3 auf SAP S/4HANA für das gesamte System erleichtert.
Alle Experten an einem Tisch
Rausch hat bei der Entscheidung zugunsten von SAP S/4HANA neben dem Systemhaus, das die Einführung an sich übernommen hat, zeitgleich die AFI Solutions mit ins Projekt geholt. Eine richtige und wichtige Entscheidung, die Experten für automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen zeitnah zu informieren. Denn in der Vorbereitungsphase muss beim Aufsetzen des Testsystems der SAP-Readiness-Check durchgeführt werden und dieser erkennt in der Regel keine komplexen SAP-Add-Ons. Hier sind Unternehmen gut beraten, rechtzeitig die entsprechenden Anbieter einzubinden, damit nach der Konvertierung alles einwandfrei läuft.
