Mit Consense GxP Enterprise hat Griesson – de Beukelaer, eines der führenden Unternehmen im europäischen Süß- und Salzgebäckmarkt, sein Dokumentenmanagement neu aufgestellt. Die moderne digitale Lösung unterstützt mit Transparenz und Effizienz bei der Einhaltung strenge Normen und Vorgaben in der Lebensmittelherstellung – und hat das Prozessdenken im Unternehmen stärker etabliert.
Mit höchsten Werten in der Markenbekanntheit gehört die Prinzen Rolle zur echten Prominenz in Deutschlands Keksregalen. Hinter dem beliebten Doppelkeks steht das Familienunternehmen Griesson – de Beukelaer (GdB). Am Stammsitz in Polch in Rheinland-Pfalz und an den beiden weiteren Standorten Kahla (Thüringen) und Wurzen (Sachsen) produziert es mit rund 1800 Mitarbeiter das umfangreiche Sortiment an Keksen, Gebäck und Snacks. Dass Kekse wie Prinzen Rolle oder Soft Cake ihren Kult-Status über Jahrzehnte bewahren konnten, ist auch Verdienst des sorgfältigen Qualitätsmanagements von Griesson – de Beukelaer. Mit einem neuen softwarebasierten Managementsystem wurde das Dokumentenmanagement auf eine neue Ebene gehoben – und damit fit für die Anforderungen der Zukunft gemacht.
Carsten Bröder, IT-Organisator Qualitätsmanagement bei GdB, erzählt: „Mit Blick in die Zukunft erfüllte unser bislang genutztes Dokumentenmanagementsystem nicht mehr unsere Anforderungen. Hinsichtlich Transparenz und Effizienz sahen wir mögliche Verbesserungspotenziale, für die wir nach einer neuen Softwarelösung gesucht haben.“ Das neue System sollte die Dokumente, die Standorten und Abteilungen zugeordnet sind, in einer zentralen Organisationsstruktur abbilden, Änderungen und Aktualisierungen transparent darstellen und Verknüpfungen zwischen den Dokumenten ermöglichen.
Zentraler Ablageort wichtig
Moderne softwarebasierte Qualitätsmanagement- und integrierte Managementsysteme schaffen hier Abhilfe und unterstützen bei einem effizienten und transparenten Dokumentenmanagement. Und so entschieden sich die Verantwortlichen von GdB für eine Neuorganisation. Anna-Lena Hansen, Leitung Qualitätsmanagement & Labor Werk Polch, beschreibt die Anforderungen und Wünsche, die das Unternehmen an ein neues Managementsystem hatte: „Wichtig war uns, dass es für alle gelenkten Dokumente einen werksübergreifenden zentralen Ablageort gibt. Das neue System sollte sich anwendungsfreundlich bedienen lassen. Außerdem haben wir uns eine hohe Transparenz in Bezug auf Workflows gewünscht. Es sollte zudem die Möglichkeit von Schulungsnachweisen vereinfachen, um uns u. a. die zuverlässige Umsetzung der geltenden Anforderungen in der Lebensmittelindustrie zu erleichtern.“
Strenge Lebensmittelvorgaben
GdB entschied sich für die Software Consense GxP Enterprise. Carsten Bröder erklärt: „Bei der Auswahl des passenden Anbieters haben wir Wert auf ein modernes System gelegt, das sich in kontinuierlicher Weiterentwicklung befindet. Bei Consense hatten wir sofort den Eindruck, auf ein junges, ambitioniertes Team gestoßen zu sein, das seine Kundschaft in die Weiterentwicklung der Software mit einbezieht – das hat sich später auch bestätigt.“ Die gewählte elektronische Lösung Consense GxP ist auf Unternehmen aus streng regulierten Bereichen zugeschnitten, wie Medizin, Medizintechnik oder Pharmazie. Als Enterprise-Version unterstützt sie Organisationen mit komplexeren Strukturen, z. B. mit mehreren Standorten. Die QM-Software erleichtert Unternehmen die Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze, Normen und Vorgaben, darunter die verschiedenen Richtlinien für „Gute Arbeitspraxis“ (GxP). Das im regulierten Umfeld besonders aufwendige Dokumentenmanagement und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Prozessen lässt sich mit der Software transparent umsetzen. „Wir unterliegen zwar nicht sämtlichen Anforderungen, die beispielsweise die Pharmabranche erfüllen muss, aber auch die Vorgaben in der Lebensmittelindustrie sind sehr umfangreich. Dafür bietet die GxP-Version viele nützliche Funktionen, unter anderem Lesebestätigungen, Qualifikationsnachweise oder die Erstellung von Online-Tests zur Wissensabfrage, die auch für unsere Branche von immer größerer Bedeutung werden“, so Anna-Lena Hansen.
