ERP: Fit für Industrie 4.0

Behrens: Ein hoher Automatisierungsgrad ist nur möglich, wenn Daten vollständig und richtig weitergegeben werden. Die ERP-Lösung dient Unternehmen als zentrale Schaltstelle und Knotenpunkt – hier werden Stamm- und Bewegungsdaten in Datenbanken gehalten und verarbeitet. Also sowohl langfristig gültige Informationen wie beispielsweise Kunden- oder Lieferantenstammdaten, Materialstammdaten und Arbeitspläne als auch zeitbezogene, prozessorientierte sowie auftragsrelevante Informationen, die z. B. mit der Abwicklung von Kunden-, Fertigungs- und Bestellaufträgen in Zusammenhang stehen. Die Qualität beider Datengattungen ist ausschlaggebend für alles Weitere. In der Realität zeigt sich jedoch häufig, dass gerade die Stammdaten der ERP-Systeme unvollständig, veraltet oder schlichtweg falsch erfasst sind. Folglich verläuft auch die tägliche Arbeit mit ERP nicht optimal, da das Potenzial der Systeme nicht in vollem Umfang genutzt werden kann.

Und das schlägt sich dann auf Folgeprojekte nieder?

Behrens: Manche Unternehmen überschätzen die Qualität der eigenen Stammdaten völlig und legen zu wenig Wert auf eine solide Basis. Das wird dann spätestens bei einem Systemwechsel deutlich, wenn mit der systematischen Stammdatenbereinigung begonnen wird. Cloud und Apps auf unsichere System- und Prozesslandschaften aufzusetzen, birgt zudem Risiken. Viele Anwender sind dann regelrecht verwundert über die mangelhafte Datenqualität, die sich in Wiederholungen, Unvollständigkeiten und Falschinformationen bemerkbar macht.

Wo liegen die Gründe für die mangelnde Datenqualität? Und welches Potenzial geht dadurch verloren?

Behrens: Umfragen haben längst den Hauptgrund dafür ausgemacht: Schlechte Datenqualität liegt im vermeintlichen Aufwand der Stammdatenpflege begründet. Das liegt zum einen am Tagesgeschäft, in dem kaum genügend Zeit dafür bleibt. Zum anderen verfügen Prozessfertiger meist nicht über ausreichend Personal für die Systemadministration.
Unter dem Druck des Tagesgeschäfts nehmen viele sogar die suboptimale Nutzung ihres ERP-Systems in Kauf. So sind sich viele Anwender zwar des Potenzials ihrer Lösungen bewusst, schrecken aber vor dem zusätzlichen Aufwand für Stammdatenpflege zurück. Anstatt sich damit auseinanderzusetzen, verzichten viele lieber auf die zusätzlichen Leistungsmerkmale. Im Klartext heißt das: Unternehmen bezahlen für Leistungsmerkmale von ERP, die sie im Grunde gar nicht nutzen, weil die Daten nie eingepflegt wurden.

Wie lassen sich also betriebliche Daten und Informationen sinnvoll und effizient
pflegen?

Behrens: Für ein effektives Datenmanagement müssen sowohl interne als auch externe Datenquellen berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel externe Daten nicht fortlaufend synchronisiert oder regelmäßig geprüft und auch aktualisiert werden, sind Instabilitäten und Fehler kaum zu vermeiden. Anfällig sind sowohl offizielle Daten wie z. B. behördliche Vorschriften, die veralten und ungültig werden, als auch individuelle Daten zu Kunden, Partnern und Produkten. Auch originäre Daten, die das Unternehmen selbst definiert und erzeugt, müssen regelmäßig überprüft und nachgepflegt werden. Dazu gehören z. B. sämtliche internen Leistungsinformationen wie etwa Teile- und Produktdaten, Warengruppen, Varianten, Bauweisen und Fertigungsprozesse sowie alle Bewegungs- und Bestandsdaten. Aus diesen Datenmengen lassen sich vielerlei Informationen ableiten sowie weitere Daten zur Planung und Steuerung betrieblicher Abläufe generieren, sodass gerade hier ein hoher Qualitätsanspruch der Maßstab sein sollte.

Und die Realität, die Sie auch in den Projekten erleben, sieht derzeit anders aus?

Behrens: Da geschieht leider häufig das Gegenteil: Während an externe, vor allem zugekaufte Daten hohe Qualitätsansprüche gestellt und eingefordert werden, wird die Datenqualität originärer Daten oft vernachlässigt. Meistens existieren weder Richtlinien noch sonstige Verfahren für die Erfassung, Pflege und Archivierung von Daten, ohne die aber eine Messung und dauerhafte Sicherstellung der Datenqualität kaum möglich ist.

Wie unterstützen Sie Ihre Anwender diesbezüglich?

Behrens: Die großen Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen der Food- oder Pharmabranche weitere Schritte in Richtung Digitalisierung unternehmen wollen und beispielsweise mobile Lösungen anbinden oder mit SAP S/4 Hana auf Big Data umrüsten wollen. Wir stellen Anwendern deshalb ein Basis- und Technologie-Team zur Seite, das unter anderem auf effektive Stammdatenpflege spezialisiert ist.

Und welche Schritte unternehmen Sie da als Erstes?

Behrens: Wenn wir mit unserem Team in ein solches Projekt einsteigen, heißt es meist, dass wir zuerst einmal die Hausaufgaben nachzuholen haben, also die Basis-Installation auf sichere Füße stellen und die Stammdaten in Schwung bringen. Ohne sichere Stammdatenbasis könnten neue Technologien wie Cloud-Services nicht erfolgreich aufgesetzt werden.

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Stammdatenpflege

Das sind die häufigsten Fehler

• Die Aktualität der Daten wird nicht regelmäßig überprüft
• Niemand trägt Verantwortung bzw. Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert
• Begriffe, Codes etc. sind nicht genau festgelegt und werden von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich interpretiert und gehandhabt
• Es gibt Mehrfachbedeutungen und keine einheitlich festgelegten Übersetzungen
• Die Verfügbarkeit von Informationen wird durch grob verteilte Zuständigkeiten, fehlende Schnittstellen und dezentrale Systeme erschwert
• Datenstämme und Informationen werden mehrfach im System angelegt (Datenredundanz erschwert die Datenpflege)

Dr. Bernd Rademacher

Redakteur,

dei – die ernährungsindustrie