Sowohl bei der Unterhaltsreinigung als auch bei der hygienischen Säuberung von Maschinen und Anlagen greifen Lebensmittelhersteller oft auf externe Dienstleister zurück. Dabei ist eine sichere und zuverlässige Steuerung der Auftragnehmer wichtig, um Fehler zu vermeiden, die sonst womöglich ernste Auswirkungen haben können. Das ist nicht einfach, denn die Arbeitsqualität der Dienstleister lässt sich im Voraus nicht erkennen. Auch eine unterschiedliche Firmenkultur oder Sprachbarrieren können dazu beitragen, dass Fehler im Reinigungsmanagement passieren. Moderne IT-Infrastruktur hilft nicht nur dabei, die Arbeit von Auftragnehmern schnell und unkompliziert überprüfen zu können, sondern auch, Abläufe zu sichern und – im Fall der Fälle – Probleme schnell zu beheben.
Anforderungen festlegen
Der erste Schritt, um alle Pflichten eines Reinigungsteams im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, vom Intervall für das Entleeren der Mülleimer bis zu speziellen Anforderungen in den sensiblen Hygienezonen, können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mithilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt. Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:
- Bezeichnung der Maßnahme
- Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
- Einteilung des Bereichs innerhalb des Reinigungsmanagements
- Sollwerte
- Kriterien
- Infotyp
- Sortierung
- Zuteilung von Objekthandbuch, Qualitätskontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmitteln, Mitarbeitern und Bereichsleitern
Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten erleichtern sich Qualitäts- und Hygienebeauftragte die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind alle Reinigungsgeräte einsatzfähig? Sind Verbrauchsmittel wie Handschuhe und Haarnetze noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung geklärt?
Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden: Dazu kann auch das Hinterlegen von Fotos, die den gewünschten Soll-Zustand abbilden, gehören. Am Einsatztag können dann alle Vorgaben geprüft und abgehakt werden.
