Die Verantwortlichen der Paul Reber GmbH & Co. KG verstehen Controlling als strategisches Führungsinstrument. Neben dem klassischen operativen Controlling mit kurzfristigem und meist rückwärts gerichtetem Blick auf Verkauf und Liquidität stehen besonders die gegenwärtigen und neuen Erfolgspotenziale im Mittelpunkt des Interesses. Für einen solchen Ansatz erwies sich das 2009 eingeführte ERP-System von SAP als unzureichend. Man verfügte zwar über Daten in Hülle und Fülle, nicht aber über die erforderlichen Informationen, um wesentliche Aspekte wie Kunden, Marktposition oder Vertriebserfahrungen angemessen in Analysen zu berücksichtigen.
„Unser ERP dient der operativen Führung; mit Business Intelligence kann ich den Markt ins Blickfeld nehmen und verstehen, wie die Kunden agieren“, so die Begründung von Friedrich Schiefer, CFO bei Reber, für das BI-Projekt, das im Juni 2010 startete und fast zu einem Fehlschlag geführt hätte.
Wie so oft waren es organisatorische Defizite, die das Projekt gefährdeten. Mit unzureichender Erfahrung und Vorbereitung gestartet, gab es damals kein internes Commitment. Durch die Übergabe an Externe war die Verantwortung nicht geregelt. Der Austausch zwischen Reber, STAS und dem Dienstleistungspartner hatte nichts mit zweckgerichteter Kommunikation zu tun. Als dann auch noch der mit dem Projekt beschäftigte Mitarbeiter bei Reber kündigte, drohte das endgültige Scheitern.
„Statt einer Rückabwicklung haben wir heute eine maßgeschneiderte BI-Umgebung im Einsatz“, freut sich Schiefer. „Dank der Bereitschaft aller, aus den Fehlern zu lernen und ansonsten die Vergangenheit ad acta zu legen sowie des intensiven Engagements seitens STAS konnten wir das Projekt nicht nur wiederbeleben, sondern innerhalb von vier Monaten in eine Erfolgsgeschichte umwandeln.“
Einer der entscheidenden Faktoren war, neben der direkten Zusammenarbeit mit STAS, die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters, der für Einführung, Umsetzung und Weiterwicklung von BI im Haus Reber zuständig ist. Nach ersten allgemeinen Trainings wurde dieser in der STAS-Akademie „on the Job“, d. h. im Rahmen der Bearbeitung des eigenen Projektes, zum Business Analyst ausgebildet. Dadurch war er von Anfang an intensiv in das Projekt eingebunden und konnte dieses nach kurzer Zeit in Eigenverantwortung übernehmen.
Dreh-und-Angelpunkt ist das Data-Warehouse (DWH), in dem das gesamte Geschäftsmodell des Familienunternehmens abgebildet ist. Dessen Aufbau erfolgte genau wie die Datenübernahme aus SAP entsprechend den STAS-Standards mit Anpassung an die unternehmensspezifischen Prozesse. Bei den Cockpits, Key Performance Indicators (KPIs) und Berichten war dies nur teilweise möglich, da sich Reber bewusst von branchentypischen Abläufen differenziert.
