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Artikeldaten oder Anlagenbediener-Kennungen kann man über Funkscanner oder am PC manuell eingeben oder von gedruckten Barcodes einlesen. Eine Daten-übernahme ist sowohl aus einer systeminternen Produktionsplanung als auch über definierte Schnittstellen aus anderen Software-Systemen möglich.

Zur Chargenverfolgung innerhalb der Verarbeitung erfolgt die Identifizierung der Rohstoffgebinde über ihren Barcode, Rohstoffe bzw. Zwischenprodukte aus Silos werden durch ihre Silokennung unter Berücksichtigung der Entnahmedauer zugeordnet. Waagenschnittstellen liefern die zugehörigen Materialmengen.

Um eine eindeutige Personenzuordnung des jeweils ausführenden Mitarbeiters sicherzustellen, ist bei jeder Dateneingabe, auch beim Einlesen, die Eingabe der Benutzerkennung erforderlich. Je nach Ablauforganisation kann dies jeweils zum Schichtwechsel ausreichend sein oder für jede Einzeleingabe erfolgen.

Beim Wareneingang liegen dem Annahmepersonal die jeweiligen Rohstoffdaten zum Beispiel in Form von Bestellformularen oder über das Betriebsnetzwerk vor. Die tatsächlichen Warenannahmedaten für den jeweiligen Artikel werden an der Warenannahme eingelesen oder eingegeben oder von einer anderen Software übernommen. Bei jeder Einlagerung werden die Artikeldaten – dazu zählen Artikelnummer, Lieferant, Lieferdatum, Qualitätsdaten usw. – Menge und Lagerbehälter an die Software übergeben. Rohstoffdaten werden dieser Charge zugeordnet und sind für Rückverfolgungen jederzeit zugänglich.

Bei kontinuierlichen Mischvorgängen, zum Beispiel im Zuge der Rohstoffstandardisierung, lässt sich eine Chargenbegrenzung lediglich zeitlich verwirklichen. Bei jedem in die Mischung eingebrachten Rohstoff werden Identifikation und Uhrzeit erfasst. Analysenergebnisse, Mengendaten von Waagen werden ebenfalls über die Probenidentifikation (Artikelnummer, Probenahmezeit, Prüfer bzw. Bediener) dem jeweiligen Material zugeordnet. Die maximale Chargengröße zwischen zwei Entleerungs- bzw. Reinigungszyklen kann durch einen Zeitfilter eingegrenzt werden, indem man beispielsweise bei der Rückverfolgung des für ein Endproduktlos eingesetzten Rohstoffes die betreffende Silobefüllzeit oder Entnahmezeit herausfiltert.

An den verschiedenen Produktionsstufen fallen chemische und physikalische Mess-ergebnisse sowie mikrobiologische Untersuchungsergebnisse von Materialien oder Anlagenteilen an. Diese Daten können – unabhängig davon, ob sie vom Labor oder den Produktionsmitarbeitern ermittelt wurden – je nach technischer Ausstattung direkt von den Messgeräten über Schnittstellen in die Software übernommen oder manuell eingegeben werden. Die eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Anlagenteilen oder Rohstoffen, Zwischenprodukten bzw. Fertigerzeugnissen ist wiederum durch die spezifischen Kennzeichnungen möglich. Durch Hinterlegen von Sollwerten, Toleranzen und Bewertungen können aktuell für Freigaben oder für zurückliegende Produktionen Besonderheiten, Abweichungen, Ausreißer etc. gezielt und schnell angezeigt werden.

Für die laut Prüfergebnissen und Prozess-daten freigegebenen Produkte werden beim Abpacken die Kennungen für die Verpackungsanlage und die Mitarbeiter eingelesen, Angaben zur Verpackungszeit ergänzen diese Daten. Qualitäts- und vorgelagerte Prozessdaten werden den abgepackten Chargen über die vorausgehende Stufe zugeordnet. Verpackte Mengen, Ausschussmengen, Fehlerarten etc. können von Waagen übernommen respektive aus einem hinterlegten Fehlerkatalog ausgewählt werden.

In den Lägern werden die Artikel über Behälter- oder Palettenetiketten eingelagert und bei der Kommissionierung zum Beispiel mit Funkscannern auftragsspezifisch ausgelagert. Dadurch ist eine Zuordnung der einzelnen Versandeinheiten zum jeweiligen Auftrag und Kunden gewährleistet. Die Zuordnung der Produktdaten bei loser Verladung erfolgt durch Fixierung von Entnahmeort und -zeit.

Durch vor- oder rückwärtiges Betrachten des Prozessablaufs über die jeweilige Vorgängerstufe oder Nachfolgerstufe in der softwareseitigen Prozessabbildung ist die Kette Rohstoff – Kunde und Kunde – Rohstoff ohne Unterbrechung rückverfolgbar. Alle erfassten Daten stehen für vielfältige Auswertungen, z.B. dem Controlling oder Qualitätsmanagement, zur Verfügung. Neben den Qualitätsdaten werden Verbrauch, Kosten, Zeiten und andere Daten erfasst und analysiert. Daraus ergibt sich die Möglichkeit der Integration von betriebswirtschaftlichen Aspekten wie Ausbeute, Verluste, Mengenbewegungen, Anlagenauslastung oder Umweltcontrolling. Wiederkehrende Auswertungen lassen sich in Berichtsform vorkonfigurieren. Sie liefern nach individuellen Vorgaben eine zeitnahe Auswertung der Echtdaten für Entscheidungsprozesse. Nebenbei bietet diese Art der Datenerfassung und -auswertung komfortable Möglichkeiten, der Forderung der ISO 9001:2000 nach Datenanalyse zu Prozessen und Produkten gerecht zu werden. Wesentliche Vorteile für das Unternehmen sind jedoch eindeutig in der raschen, gezielten Informationsmöglichkeit zu sehen, die sowohl im Tagesgeschäft die faktenbasierte Steuerung von Abläufen unterstützt als auch im Falle erforderlicher Argumentationen bei Reklamationen oder Krisen klare, nachvollziehbare Aussagen schnell ermöglicht.

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In der Vergangenheit waren Qualitätsmanagementsysteme in ihrer Struktur oft starr an die Norm angelehnt. Dies hatte den Vorteil, dass relativ schnell eine Standard-Dokumentation erstellt werden konnte. Andererseits führte die strenge Normorientierung häufig zu parallel geführten und dokumentierten Systemen für HACCP, Umwelt, Arbeitssicherheit etc. Ein weiterer Nachteil dieses Klebens an der Norm war oft eine uniforme Beschreibung des QM-Systems. Die Mitarbeiter erkannten in der Dokumentation ihren Betrieb nicht wieder und empfanden das System als von außen aufgezwungene Knebelung, die man nur um des Zertifikats willen unterstützte. Meist entwickelten sich die QM-Systeme erst im Laufe der Zeit zu ergebnisorientierten Managementsystemen.

Die aktuelle ISO 9001:2000 setzt nun stärker auf Kundenorientierung und kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensgesamtleis-tung unter Nutzung des Regelkreisprinzips. Analogien zum Business Excellence Modell der EFQM werden in den zugrundegelegten Managementprinzipien deutlich, die u.a. die Führungsverantwortung und neben den Kunden auch die Einbeziehung von Mitarbeitern und Lieferanten als weitere Interessenpartner betonen. Eine Orientierung an den Prozessen des Unternehmens soll eine wirksamere Umsetzung in den unterschiedlich strukturierten Unternehmen unterstützen. Die Darstellung der Normforderungen in einem Prozessmodell erleichtert die Integration unterschiedlicher betrieblicher bzw. behördlicher Forderungen in ein einziges Managementsystem. Das Unternehmen entscheidet darüber, welche Prozesse für den Unternehmenserfolg wesentlich, und wie sie zu lenken und zu dokumentieren sind. Die freiere Gestaltung der QM-Systeme erfordert aber gleichzeitig mehr Eigenverantwortung und Eigeninitiative von den Verantwortlichen. Die Revision der QM-Normen bietet die Chance, starre, aufgeblähte Dokumentationen zu verschlanken, sich am Nutzen von Regelungen und Dokumenten zu orientieren und unternehmensspezifische, aber nicht QM-Norm-spezifische Forderungen zu integrieren. Datenanalyse und Kennzahlenermittlung zur faktenbasierten Entscheidungsfindung und Nutzung als Führungsinstrument stellen wesentliche Weiterentwicklungen der QM-Normen dar. Die entscheidende Frage bei der Einführung/Änderung eines QM-Systems sollte nicht nur sein „Was fordert die Norm?“ sondern „Welche Vorteile ergeben sich für unsere Kunden und unseren Unternehmenserfolg?“.