Das Weingut Schachenhuber zählt zu den führenden Exportbetrieben österreichischer Qualitätsweine. Seit sechs Generationen im Familienbesitz bewirtschaftet das Unternehmen ca. 12 ha Weingärten in Niederrußbach (Niederösterreich) und ca. 5 ha Weingärten in Apetlon (Burgenland). Hier werden Prädikatsweine wie Eiswein, Beerenauslese und Trockenbeerenauslese produziert. Zur Erweiterung der Angebotspalette schlossen die Schachenhubers Verträge mit anderen Winzern. Zusätzlich wird auch Wein im Fass eingekauft, in der eigenen Kellerei verarbeitet und in Flaschen abgefüllt.
Der Inhalt jeder Weinflasche muss von jedem Punkt der Produktion bis zur Traube oder zum Fass des Produzenten zurückverfolgbar sein. Durch die Vielfältigkeit der Weine aus der Schachenhuber-Kellerei fallen sehr viele Daten an. Das Unternehmen war daher auf der Suche nach einer ERP-Lösung, die alle notwendigen Informationen für die Rückverfolgung so erfasst, dass die bestehenden Prozesse zusätzlich schlank und wirtschaftlich bleiben. Darüber hinaus wollte das Unternehmen mit der ERP-Lösung die Produktivität der einzelnen Weingärten abbilden, mit den Traubenlieferanten qualitätsgerecht abrechnen, aktuelle Informationen aus der Produktion schnell erhalten, Transportbescheinigungen und Mostwägerbescheinigungen erfassen und die dazugehörigen Qualitätsdaten verwalten, um die Anforderungen der gesetzlichen Vorgaben des Kellerbuches zu erfüllen. Weitere Vorgaben des Unternehmens waren:
- Verwaltung von verschiedenen Lagerorten und Außenlager
- Einbindung der Finanzbuchhaltung
- Mehrmandantenfähigkeit
- vollständige Kostenkontrolle zu jedem Produktionszeitpunkt
Nachdem die Entscheidung im Frühjahr 2005 zugunsten des ERP-Spezialisten CSB-System fiel, wurden die nötigen Details geklärt, um das CSB-System für die Produktion und den Handel von Wein zu konfigurieren. Die größte Schwierigkeit bestand darin, die einzelnen Weine als Artikel so anzulegen, dass es zu einer möglichst einfachen, übersichtlichen und nicht begrenzten Nomenklatur kommt. Zum 1.1.2006 wurde die komplette Warenwirtschaft inkl. Absatz und Rechnungswesen in Echtbetrieb umgesetzt. Im zweiten Schritt wurde ein Jahr später die Finanzbuchhaltung in Echtbetrieb genommen und somit konnten alle Geschäftsabläufe im gesamten Unternehmen übersichtlich und effizient gestaltet werden.
Rohstoffe, wie Weintrauben, abfüllfertige Weine und Hilfsstoffe werden im Wareneingang gebucht. Die branchenspezifischen Daten wie Qualitätswerte, Transportscheinnummer und die Nummer der Mostwägerbestätigung werden zum Lieferanten auf Losnummernebene mit erfasst und sind jederzeit auswertbar. Beim Traubenzukauf werden Abschläge oder Zuschläge aufgrund von vordefinierten Qualitätsparametern errechnet. Der Lieferant bekommt eine mengen- und qualitätsbezogene Abrechnung seiner Traubenlieferung. Die einzelnen Produktionsstufen Pressen, Veredeln, Vermischen und Abfüllen werden als Stückliste abgebildet, wobei bei jedem Anteil entschieden werden kann, ob dieser Artikel mit der tatsächlichen Ist-Menge erfasst oder auf Soll-Basis berechnet werden soll. Beim Vermischen zweier oder mehrerer Lose in einem Tank wird ein neues Los gebildet und die Qualitätswerte werden neu ermittelt. Aufgrund der Stückliste und der Ist-Erfassung der Anteile werden Abweichungen und Produktivität ermittelt und der Schwund separat für die Behörden ausgewiesen.
