Zu Beginn des Projektes sollte zunächst mit Lotus Notes ein Workflow erstellt werden. Dazu war es nötig, die Prozesse im Zusammenhang mit den Kundenanforderungen in allen beteiligten Organisationseinheiten des Unternehmens aufzunehmen und darzustellen. Ein externer Changemanager erstellte zusammen mit einem Projektteam des Unternehmens auf Basis des PHT-Systems (Process-Human-Technology) diese Prozessvisualisierung als Pilotprojekt. Ein wesentlicher Teil war dabei, eine Kunden-Projekte-Datenbank als Wissensdatenbank zu erstellen. Diese ermöglichte allen Beteiligten – Vertrieb, Innendienst, Labor und Produktion – auf die bisherigen Kundenanfragen zurückzugreifen.
Als Ergebnis des Pilotprojektes verminderten sich die Laboranfragen um 30 % und die einzelnen Anfragen benötigten weniger Bearbeitungszeit. Zudem stieg der Anteil der Anfragen, die zu einem Kundenauftrag führten. Aufgrund dieser Erfahrungen entschied sich das Unternehmen, 2005 unter dem Namen Prozess-Welt-Raps seine zentralen Prozesse zu analysieren, zu dokumentieren und zu optimieren. Die Entscheidung für das PHT-System von TennCom fiel im Vergleich mit zwei weiteren Anbietern. Ausschlaggebend waren zum einen die positiven Erfahrungen des Pilotprojekts, zum anderen der Aufbau des PHT-Systems. Dieses ist von vornherein darauf ausgelegt, dass ein unternehmensinternes Projektteam nach Abschluss des Projekts die Methode ohne externe Leitung fortführen kann. Das Unternehmen budgetierte 150 000 Euro für externe Leistungen. Die internen Leistungen für das Projekt wurden pauschal mit 20 % der Arbeitszeit der Beteiligten angesetzt.
Das Projekt begann mit der
- Definition von Zielen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, dem
- Verfassen des Projektplans, dem
- Einrichten von projektrelevanten Datenbanken und der
- Definition und der Besetzung der Kernrollen.
Zu den Kernrollen zählten die Geschäftsleitung des Unternehmens, der externe Changemanager von TennCom sowie der Controller, der Personalleiter und der Leiter der Technologieabteilungen des Unternehmens. In diesem Kernteam war der Unternehmenscontroller für das Controlling des Projekts, der Personalleiter für die interne Kommunikation und der Leiter der Technologieabteilungen für die technologische Umsetzung verantwortlich. Zusätzlich gehörte eine Prozessmanagerin aus dem Unternehmen zum Team.
Das PHT-System stützt sich bei der operativen Arbeit auf drei weitere Teams, die aus dem Unternehmen kommen: Prozessteam, Kommunikationsteam, Technologieteam. Die Mitglieder wurden durch das Kernteam ausgewählt.
